Scrum csapat otthonról – így készítsd fel csapatod a távmunkára 7 nap alatt

A koronavírusról szóló hírek egyértelművé tették, lépnünk kell, mihamarabb fel kell készülnünk arra, hogy a Virgo jelentős része, vagy ha úgy hozza a helyzet, akár mindenki otthonról tudjon dolgozni.

Agilis csapatokból álló fejlesztő cégként nem volt számunkra újdonság, hogy egy-két kolléga, vagy akár egy teljes csapat remote dolgozzon. Főleg, hogy nem csak Budapesten, de Balatonfüreden és Ukrajnában is van irodánk. De mi a teendő, ha nagyon rövid időn belül az egész szervezet home office-ba kényszerül? Hiszen a világjárvány ellenére az üzlet nem állhat meg.

Adott volt tehát a feladat: számításaink szerint nagyjából egy hetünk volt kitalálni, hogyan biztosítható az eredményes otthoni munkavégzés az egész Virgo számára. Ekkor még nem zártak be iskolákat a régióban, és a teljes szervezet számára elrendelt home office csak olyan vállalatoknál került bevezetésre, mint a Facebook és a Google.

A home office feltételei :
Egyetértés mutatkozik abban, hogy három alapvető feltétele van a távoli munkavégzésnek:

  1. BIZALOM
    A vezetők bíznak abban, hogy az alkalmazottak elvégzik a munkát, rendelkeznek kellő fegyelemmel, felelősségérzettel és motivációval.
  1. GYAKORI ÉS EGYÉRTELMŰ KOMMUNIKÁCIÓ ÉS INFORMÁCIÓ MEGOSZTÁS
    Egyértelmű, gyakori és kölcsönös kommunikáció zajlik a szervezeten belül a megfelelő csatornák használatával. Ide értjük a visszajelzések és értékelések adását is, amely irányulhat akár a munkavégzésünk minőségére, a csapatmunkára való képességünkre, a hibák észlelésére, ...stb. De ide tartozik az információk megosztása, amely nélkülözhetetlen egy csapatmunkánál, főleg, ha nincs meg folyamatosan a személyes, fizikai kapcsolatunk. 
  1. INFRASTRUKTÚRA ÉS TECHNOLÓGIA 
    A technológiai és technikai feltételek, eszközök biztosítva vannak, elérhetőségük folyamatos és stabil.

Fejlesztő cégként még számos biztonsági, elérhetőségi és egyéb, komplex feltételnek is meg kell felelnünk, hiszen ügyfeleink egy része fokozott biztonsági elvárásokat és személyes jelenlétet igényel.

Ha nálatok még javában zajlik a munka átszervezése, vagy még el sem kezdődött az átállásra való felkészülés, az alábbiakban összegyűjtöttük, a Virgoban mi hogyan csináltuk mindezt.

Hogyan jutottunk el alig 7 nap alatt odáig, hogy akár már másnaptól otthon kezdje a munkát több, mint 100 munkatársunk?

Helyzetfelmérés: milyen beszerzés, fejlesztés szükséges? 

Az első feladat az üzemeltetésé volt: infrastruktúra, távoli elérés biztosítása a virgosoknak, illetve annak felmérése, hogy ügyfeleink felé garantált biztonsági feltételek jelenleg milyen állapotban vannak, és milyen beszerzés, fejlesztés szükséges a felkészüléshez.

Ezután következett a HR szoros kitöltési határidővel, minden kollégának kiküldött felmérése az otthoni munkavégzéshez szükséges eszközeiről és körülményeiről. Feltérképeztük többek között, hogy mindenki rendelkezik-e stabil internet eléréssel, videokamerával, rendelkezésre áll-e megfelelő munkaállomás otthon.

Home office keretek, szabályok rögzítése 

Ahhoz, hogy rugalmasan és nagy szabadságot adva, közel változatlan hatékonysággal és eredményességgel tudjunk működni, a következő szempontok mentén kereteket alakítottunk ki a csapatok szintjén:

  • törzsidő esetleges módosítása
  • meghatároztunk reakcióidőt, hogy a csapattagok tudják, mikor számíthatnak válaszra - 10 perces keretben állapodtunk meg
  • megállapodtunk abban, hogy mely kommunikációs eszközöket mire fogjuk használni (pl. milyen platformon fogjuk a videohívásokat bonyolítani, ha sürgős kérdés merül fel, akkor hol lehet a másikat keresni)
  • fontosnak tartjuk, hogy a naptárban látszódjon minden elfoglaltság
  • munkakörönként (PO, SM, dev team) összeszedtük, milyen változásokra, nehézségekre számíthatunk
  • gyűjtöttünk technikákat, amelyek segítenek gördülékenyebbé tenni a videochatelést

Egyeztetés a szakmai csoportokkal, szakmai vezetőkkel

A szakmai vezetőkkel, PO-kkal, SM-ekkel összeszedtük, milyen egyéb felmerülő akadályokra, kérdésekre számíthatunk, ha minden virgos napokra, vagy akár hetekre az otthonába kényszerül.

A fő kérdések, amikre választ kellett találnunk

  • Változik-e és hogyan a munkarend, hogyan oldható meg az akadálymentes, de hatékony kommunikáció a csapat tagjai között és az ügyfelekkel? 
  • Hogyan segíthetjük a kisgyerekes munkatársakat? 
  • Mekkora rugalmasság fér bele a munkaidő kapcsán, ami még nem akadályozza csapataink munkáját? 
  • Milyen céges szintű irányelvek készüljenek az ügyfélkapcsolatok kapcsán, részt vegyenek-e a kollégák személyesen találkozón az ügyfelekkel? (Pl. sprint review-k, groomingok bonyolítása)
  • Hogyan tájékoztatjuk erről az ügyfeleinket?
  • Hogyan tudjuk facilitátorként biztosítani a kollégák teljeskörű bevonását úgy, hogy a Scrum események és minden további megbeszélés is eredményes legyen?
  • Mikortól készüljenek a munkatársak az akár másnapi home office kezdésre?

Megvizsgáltuk a scrum eseményeket, és jógyakorlatokat gyűjtöttünk, hogyan tudjuk a távmunka adta hátrányokat tompítani. A Scrum Masterekkel és Product Ownerekkel összegyűjtöttük a tapasztalatokat, jó gyakorlatokat A részletes szabályokról, checklistekről és felkészülési segédletekből kézikönyvet készítettünk és a közös dokumentumkezelőnkben  tettük mindenki számára elérhetővé.

Próbáljátok ki kicsiben!

Az agilis szemlélet fontos pontja, hogy minden  nagyobb szervezeti változást érdemes először egy-egy csapattal elkezdeni, és a próbaidőszak végén a visszajelzések és eredmények alapján változtatni. Az első három lépést követően a távoli munkavégzést pilot időszakban, heti négy napon át, két csapattal teszteljük. Így időben kiderül, milyen nem várt nehézségekkel szembesülnek, és hogyan tudnak haladni a feladataikkal.

Egyelőre itt tartunk, a következő posztban pedig rövidesen beszámolunk, milyen eredményeket hozott a felkészülés.

Szerzők:
Nagy Eszter Anna, Product Manager (scrumster.blog.hu)
Nagy Gabriella, Scrum Master